“Пропустил письмо… Наверное, в спам упало… Завалило входящими…” – эти и другие подобные оправдания по поводу работы с почтой я часто слышу от своих знакомых. У большинства из них есть папка “Входящие”, куда каждый день сыплется поток самых разных писем. В нем очень просто утонуть и пропустить что-нибудь важное. Самые организованные помечают важные письма флажками, но на этом сортировка обычно заканчивается.

Четыре года назад я перешел на новую систему обработки электронной почты, и это в разы повысило мою эффективность. Поделюсь основными принципами с вами:

• Папка “Входящие” – для писем, которые требуют внимания, а обработанные письма стоит отправлять в “Архив” или удалять. Я не складирую прочитанное во “Входящих” – для этого есть архивная папка, где ни одно важное для истории письмо не потеряется. Спам и ненужные письма я просто удаляю. Таким образом, мои “Входящие” – это по сути мой таск-менеджер, где я сразу вижу темы, которые требуют от меня каких-либо действий.
• Пометок флажками я уже не делаю. Это неудобный инструмент, с которым можно запутаться. Если какое-то письмо требует какого-то действия в обозначенный срок, то я создаю задачу в ToDoist или “Напоминаниях”.
• Последние письма я обрабатываю первыми. Если мне приходит какое-то письмо, и на его обработку требуется менее двух минут, я отвечаю на него практически сразу. Кстати, это одно из правил системы GTD Дэвида Аллена (кстати, книжка лежит, так пока и не прочитал). Многие удивляются, как мне удается реагировать на почту так быстро. Все просто: я стараюсь не забивать голову лишней информацией и решаю задачи по мере их поступления.

Если все задумаются о таком методе обработки почты, я уверен, мир станет лучше, и эффективность людей сильно повысится. А у вас есть какие-то особенности в работе с почтой?

Обсудить эту тему можете в комментариях к этому посту на моей личной странице в Facebook.

Алексей Аверьянов, Генеральный директор Vesco Group

Я в социальных сетях: Facebook | Instagram | Vkontakte

• Подписывайтесь на мой канал VDT на YouTube
• Следите за новостями Telegram — #VDT

Подразделения компании:

• Vesco Realty — Продажа элитной недвижимости
• Vesco Construction — Проектирование и строительство
• Vesco Consulting — Девелопмент и консалтинг