Многие часто спрашивают о том, как мне удается так много успевать и быть продуктивным. И я решил записать видео, в котором поделюсь своими лайфхаками по личной IT – эффективности.
Этот 14-минутный ролик — результат нескольких лет моей кропотливой работы по изучению опыта работы и систематизации информации, поток которой растет с каждым днем. При этом я далеко не идеален, поэтому эта работа не останавливается.
Поток задач с каждым годом растет и нужно как-то приспосабливать и адаптировать свою систему. Здесь хорошо работает правило Х10. И возможно уже через год/другой я запишу еще более насыщенный выпуск с большей детализацией приемов эффективной работы.
Следуйте моим советам, и вы не только сэкономите уйму времени, но и освободите место под действительно важные задачи или уделите больше времени своей семье.
Коллеги, приветствую! Вы снова на канале VDT, и я — Алексей Аверьянов. Многие спрашивают меня, как мне удается так много успевать и быть продуктивным. Вместо ответа я решил записать это видео и поделиться с вами несколькими простыми лайфхаками по личной IT-эффективности. Как работать с почтой и мессенджерами, как избавиться от спам-звонков, как уберечь себя от сгоревшего жесткого диска и многое другое. Следуйте советам из этого выпуска, и вы сэкономите просто уйму времени и умственной энергии. Тогда просьбами поделиться секретами будут донимать уже вас. Поехали!
Прежде всего давайте поговорим о том, как нужно правильно обрабатывать электронную почту. Этот алгоритм я стал использовать после того, как подсмотрел его у руководителей Google Эрика Шмита и Джонатана Розенберга. Они написали книгу, выжимку из которой о работе с почтой вы можете прочитать в статье «Как эффективно работать с email: девять советов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google».
Большинство людей практически не пользуются теми возможностями, которые дает электронный почтовый ящик. Максимум отмечают важные письма флажками и добавляют их в избранное. Но это лишние действия, которые усложняют, а вовсе не облегчают работу. Электронная почта в умелых руках — это не столько инструмент коммуникации, сколько классный таск-менеджер. Чтобы он таковым стал, надо научиться правильно работать с главной папкой «Входящие», куда обычно поступают все новые письма.
Входящие письма бывают нескольких видов.
Таким образом ваша папка «Входящие» превращается в to-do-лист, где остаются только те письма, которые требуют от вас конкретных действий, а все остальные отсеиваются.
Для обработки задач можно использовать разные напоминалки, но они не заменяют вам почту, так как напоминание просто сообщит вам о задаче, а письмо еще и даст всю необходимую для ее решения информацию.
Я советую синхронизировать ваши CRM-системы, таск-менеджеры и Google доки с почтой, чтобы уведомления отовсюду приходили на один почтовый ящик, работая как единый механизм.
Очень важно обрабатывать письма по мере их поступления. Представьте, что перед вами лежат две буханки хлеба: вчерашняя и сегодняшняя. Если вы съедите вчерашнюю, а сегодняшнюю оставите на завтра, то на следующий день этот хлеб будет уже несвежим. Так вы каждый день будете есть несвежий хлеб. Лучше всегда есть сегодняшний свежий хлеб. Так и с письмами. Обрабатывайте те, что пришли последними. Таким образом 90% ваших коллег будут получать немедленный ответ, и лишь 10% писем по разным причинам будут откладываться. За такую быструю реакцию вас будут больше уважать, и коллеги сами будут стараться реагировать быстрее. Западные коллеги обозначают эти принципы аббревиатурами OHIO, что расшифровывается как only hold it once, и LIFO — last in first out. Еще раз запомните, читайте сначала последние письма, и сразу выполняйте по ним все необходимые действия. Иначе вы обрекаете себя на необходимость перечитывания письма в дальнейшем, что является стопроцентной тратой времени.
Иногда я слышу от некоторых коллег извинения, мол, не проверил тот или иной ящик, поэтому вовремя не отреагировал. Чтобы такого не случалось, держите все почтовые ящики в одном месте. Лично я использую Gmail, а на всех остальных почтах у меня стоит переадресация на основной ящик. Всем советую делать так же.
Помимо откровенного спама на нашу почту приходит много email-маркетинговых рассылок. Они начинают автоматически приходить после регистрации на том или ином сайте. Если вам перестала быть интересной рассылка, не стоит каждый раз ее удалять. Просто отпишитесь от нее. Это делается в пару кликов. Поток отвлекающих уведомлений станет меньше. Если возможности отписаться в письме нет, то смело помечайте письмо как спам. Вы удивитесь, но это работает.
Давайте я дам вам задание. Поставьте это видео на паузу, прямо сейчас зайдите в свою почтовую программу и перенесите все письма из папки «Входящие» в «Архив». Потом спасибо скажете.
Многие люди предпочитают вести работу и присылать задачи через различные мессенджеры. Забудьте об этом. Мессенджеры нужны для сиюминутного общения и не годятся в качестве таск-менеджеров. В мессенджерах информация идет сплошным потоком, и нет каких-то возможностей ее сохранять. Задачи приходится переносить куда-то еще, иначе это может легко потеряться. Отсюда самый главный совет: просите важные вещи направлять на почту. Приучите окружающих, что в мессенджеры вы сможете отвечать только на мелкие запросы. Все действительно важные, имеющие статус, задачи вам стоит направлять на почту. Так никакая важная задача от вас точно не ускользнет.
Второй совет: заведите себе все основные мессенджеры, которыми пользуются большинство людей сейчас. Это WhatsApp, Viber, Telegram, Instagram, Facebook, ВКонтакте. Даже если вы не будете ими пользоваться всё время, никогда не знаешь, куда тебе напишет тот или иной коллега или потенциальный заказчик. К тому же у разных мессенджеров разная целевая аудитория и немного разный функционал. В каждом мессенджере укажите актуальную контактную информацию: имя, фамилию, аватарку. Помните, что за редким исключением голосовые сообщения — это моветон. Как же меня бесят люди, которые этого не понимают, экономя свое время и тратя время других. Если кто-то попытается отправить мне голосовое сообщение, пеняйте на себя. Оставляю за собой право его не прослушать. В голосовых сообщениях невозможно что-то найти. Их бывает технически сложно прослушать, особенно в шумном месте. Никогда не отправляйте важные задачи через голосовые сообщения, не скидывайте аудио в чат с большим количеством участников, и не надиктовывайте никакие ТЗ. Давайте вместе бороться с этим злом в нашей цифровой бизнес-культуре.
Иногда по работе мне доводится слышать: «У меня сгорел жесткий диск, данные пропали». Или кто-то говорит, что у него файл остался на другом компьютере, поэтому он не смог выполнить задачу. Я не понимаю, как такое возможно в наше время, когда почти вся информация может храниться в облаках. Не будьте динозаврами. Переходите на новые технологии, коллеги! Лично у меня есть три терабайта на Google Диске, еще один терабайт на Яндекс Диске, также много места в веб iCloud, есть облачные CRM-системы, связка ключей и паролей в отдельном приложении. Вся эта информация доступна мне с любого устройства и в любой точке, где есть доступ в сеть.
Кто-то может сказать, что это ненадежно, ведь нам со дня на день могут отключить интернет, но я вот уже годами пользуюсь всеми этими сервисами. Пока еще ни разу не пожалел, что и вам советую.
Разумеется, вся важная информация дублируется на жестких дисках, но синхронизация работает автоматически. Один раз настроив, ты уже об этом не думаешь. Потерять безвозвратно ни один файл нельзя.
Большинство сервисов и браузеров сейчас владеют важной функцией синхронизации. Это значит, что введенная на одном устройстве информация тут же появляется на другом, стоит вам войти в аккаунт. Это касается не только ваших данных на дисках и заметок, но и закладок с ссылками, которые вы делаете в браузерах. Лично я использую Google Chrome в качестве основного браузера. Все закладки с него у меня переносятся в другие сервисы, что и вам советую.
Всё еще используете на работе Word и Excel? Прямо сейчас возьмите и удалите эти программы. Я давно хочу запретить использование Word и Excel в нашей компании. Они устарели и потеряли актуальность. С появлением таких удобных и бесплатных инструментов как Google Docs и Google таблицы. Все, кто работал над коллективным согласованием договоров, таблиц и других документов, знают, какое это мучение перебрасываться файлами и справками.
В Google Docs и Google таблицах все правки можно вносить коллективно, не теряя кучу времени на поиск актуальной версии файла. Там ничего нельзя сделать бесследно. Все действия сохраняются в памяти документа, и в любой момент можно правки откатить. Наконец, там есть разные уровни доступа. Одним можно разрешить только просмотр, вторым — комментирование, третьим — редактуру. Переходите на эти сервисы и оставьте Word и Excel в прошлом.
Почему я пользуюсь не только Google, но и Яндексом? Их функции не на 100% повторяют друг друга. Есть и уникальные фичи. Например, у Яндекса есть такая функция как возможность сделать скриншоты и добавлять к ним рисунки и комментарии. Можно сделать скрин любой части экрана, обработать и отправить его в любой мессенджер всего за пару секунд.
Также в Яндексе есть удобное приложение Punto Switcher — программа для автоматического переключения между различными раскладками клавиатуры. У всех много раз было, что по ошибке установил не ту раскладку и печатаешь текст. Обычно приходится удалять такой текст и вводить всё заново. Но с Punto Switcher можно сэкономить время и одним нажатием автоматически перевести уже набранный текст в другую раскладку. Программа может распознавать и переключать набранный текст автоматически. Также в ней можно пополнять словарь и обучать ее таким образом.
Поговорим о такой беде как спам-звонки. Увы, пока не принят закон, запрещающий названивать разным рекламным агентам и продажникам. Уже дошло до того, что вообще не хочется брать трубку, когда звонят с незнакомого номера. Но пока что это невозможно, так как всё равно есть риск пропустить полезный звонок. Чтобы отсеивать нежелательные звонки, пользуйтесь приложением Яндекса, сервисом Getcontact и Who Calls от Касперского. Они позволяют определять, кто тебе звонит. Сразу видно, это спам, соцопрос или кто-то действительно важный. Благодаря этим сервисам я отсеял 90% ненужных звонков. Там всё еще остается некая погрешность, но думаю, что в скором времени она сойдет на нет.
Поговорим про YouTube. Для меня он давно заменил телевидение и в некоторой степени даже заменил книги. В основном я смотрю образовательный и бизнес-контент, крайне редко развлекательный. Процент пользы по отношению к затраченному времени огромный.
Во-первых, в YouTube можно регулировать скорость проигрывания контента. Это значит, что двухчасовую лекцию вы можете прослушать за час. Это влияет на восприятие времени. После просмотра на ускоренной перемотке мир начинает казаться медленным. Постоянно хочется его ускорить.
Во-вторых, YouTube — рекомендательная платформа, которая добавляет контент в ленту на основе твоих лайков, просмотров и подписок. Я этим почти не пользуюсь, так как успеваю просматривать контент только с проверенных каналов, постепенно расширяя их список. Каждый канал, за которым я слежу, отмечен колокольчиком.
Хочу, пользуясь случаем, немного пожаловаться на Google и разработчиков YouTube. Когда смотришь вкладку «Уведомления», нельзя сразу добавлять новые видео в свой плейлист «Смотреть позже» прямо из списка. Нужно сперва заходить в «Видео». Это немного неудобно, так как вы не можете одновременно смотреть какое-то видео и наполнять свой список «Смотреть позже» из списка «Уведомления». Дорогой Google, когда же ты исправишь этот свой откровенный косяк?
В третьих, YouTube позволяет всего за 300 рублей подключить целых пять семейных аккаунтов к премиум подписке, которая удаляет рекламу и дает возможность просматривать контент в фоновом режиме. Это очень удобно и совсем недорого, если учесть, что семьей могут быть абсолютно пять разных пользователей. Всех своих зрителей и подписчиков я призываю переходить на YouTube, исследовать его, пользоваться его преимуществами ради расширения собственного кругозора. Хотя если вы смотрите это видео, то уже в теме. Тогда не забудьте поставить колокольчик и напротив моего канала, чтобы получать уведомления о новых выпусках, в которых будет всё больше пользы.
Напоследок поделюсь еще одним лайфхаком, про который я писал пост в соцсетях. Я довольно много пишу полезных постов. Вы всегда можете прочитать их, подписавшись на мой Instagram и Facebook. У меня на работе стоит два больших монитора по 27 дюймов. Это тоже очень сильно влияет на эффективность. Конечно, можно обходиться и одним, но согласитесь, если приходится работать с двумя открытыми окнами, гораздо легче разместить их на двух экранах, чем пытаться подогнать оба окна по размеру в одном экране. Когда я это осознал, я постарался перевести своих основных сотрудников на работу с двумя мониторами, за что они мне только спасибо сказали. Два — это не предел. У трейдеров вообще бывает по восемь мониторов на рабочем месте, но два монитора — это джентльменский набор, который обязательно должен быть у каждого.
Идите в ногу со временем, друзья. Сейчас всё так быстро меняется, что нужно двигаться всё быстрее, чтобы хотя бы оставаться на месте. Вот и всё на сегодня. Спасибо, что досмотрели этот выпуск до конца. Надеюсь, какие-то из этих советов помогут вам стать эффективнее и выделять больше ресурсов под действительно важные задачи и не отвлекаться попусту. Какие секреты личной эффективности есть у вас? Поделитесь в комментариях. Давайте соберем все проверенные способы экономить наше время.
С вами был Алексей Аверьянов и канал VDT. Владейте. Двигайтесь. Творите. Пока-пока!
А какие секреты личной эффективности есть у вас? Давайте соберем все самые проверенные способы экономии нашего времени! Обсудить эту тему вы можете в комментариях к этому посту на моей личной странице в Facebook.
Я в социальных сетях: Facebook | Instagram | Vkontakte
Подразделения компании:
Я перезвоню Вам в ближайшее время
Загрузить файл [antibot]